Trimmi Inspire Oy:n tietosuoja

Trimmi Inspire on sitoutunut suojelemaan yksilöiden oikeuksia ja pitämään henkilötiedot turvassa. Trimmi Inspire toimii useiden palvelujen (mm. henkilöarviointi ja rekrytointi) osalta pääosin henkilötietojen käsittelijänä. Tällöin varsinainen rekisterinpitäjä on haun tai arvioinnin toimeksiantaja.

Trimmi Inspiren tietosuojapolitiikka

Tietosuojasta huolehtiminen on osa Trimmi Inspiren compliance-toimintaa, riskienhallintaa ja eettisten ohjeiden mukaisia toimintaperiaatteita. Tietosuojapolitiikassa määritellään, kuinka kaikissa Trimmi Inspiren toiminnoissa, toimintamaissa ja sopimuskumppaneissa käsitellään vain tarkoituk-senmukaisia henkilötietoja, varmistetaan henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuus ja tietosuojan korkea taso. Tietosuojapolitiikan on hyväksynyt Trimmi Inspiren toimitusjohtaja.

1.  Tietosuojapolitiikan kattavuus, tavoitteet ja riskienhallinta

Tietosuojaan kuuluvat henkilöiden yksityiselämän suoja ja yksityisyyden suojaa turvaavat muut oikeudet henkilötietoja käsiteltäessä, tietosuojalain (523/1999) 10 § ja 24 §, mukaan lukien 25.5.2018 lähtien sovellettavan EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) vaatimukset.

Tietosuojapolitiikan avulla pyritään turvaamaan Trimmi Inspiren Suomen lainsäädännön mukaiset henkilötietojen käyttöön liittyvät Trimmi Inspiren asiakkaiden, työntekijöiden ja muihin sidosryhmiin kuuluvien henkilöiden oikeudet sekä varmistamaan tietojen käsittelijän oikeudet ja velvollisuuksien noudattaminen henkilötietoja käsiteltäessä. Tietosuojaa toteutettaessa kiinnitetään erityistä huomiota henkilötietojen salassapitoon sekä siihen, ettei asiattomilla ole pääsyä tietoihin ja ettei tietoja käytetä henkilöä vahingoittavasti. Tietosuojan toteutumisen varmistamiseksi tehdään tilanne- ja tarvekohtaista riskienhallintaa ja -analysointia.

2. Tietojen elinkaari ja käyttö

Kaikki Trimmi Inspiren henkilötietoja sisältävät tietojärjestelmät ja niiden sisältämä tieto säilytetään Suomessa. Henkilötietojen käsittely tavoitteena on avoimuus, läpinäkyvyys ja täsmällisyys. Henkilötietojen käsittely perustuu henkilön suostumukseen tai laissa määriteltyyn muuhun perusteeseen. Henkilötietoja käsitellään vain perustellun käyttötarkoituksen johdosta ja vain siinä määrin ja niin kauan, kun se on käyttötarkoituksen kannalta tarpeellista. Käytettävien tietojen oikeellisuus pyritään varmistamaan ja tietoja päivitetään henkilöltä itseltään tai luotettavista lähteistä. Kun tiedot eivät enää ole käyttötarkoituksensa vuoksi tarpeellisia, tiedot tuhotaan asianmukaisesti.

Tietoja käytetään niitä kerättäessä kuvattuihin tarkoituksiin lainsäädännön kulloinkin sallimissa rajoissa. Tietoja luovutetaan vain nimenomaisesti kerrotulla tai laissa mainitulla perusteella ja nimenomaisesti kerrotuille tai laissa mainituille luovutuksen saajille. Tietoja saatetaan siirtää rekisterinpitäjän sijaintivaltion ulkopuolelle, mikäli kyseistä rekisteriä koskeva lainsäädäntö sallii siirron. Tällöin noudatetaan siirtoa koskevia, kunkin maan lainsäädännössä mahdollisesti säädettyjä menettelyitä.

3. Rekisteröityjen informointi

Rekisterinpitäjä on Trimmi Inspire, jonka käyttötarkoitusta varten henkilötiedot on kerätty. Kustakin henkilörekisteristä laaditaan Suomen ja EU:n lainsäädännön edellyttämä dokumentaatio. Rekisteröidyille tarjotaan laissa tarkoitettu tai muuten tarpeellinen informaatio henkilötietojen käsittelystä tietoja kerättäessä sekä mahdollisuuksien mukaan myös muulla tavoin, esim. rekisterinpitäjien verkkosivuilla.

4. Vastuut ja organisointi

Vastuu tietosuojan toteuttamisesta on Trimmi Inspiren toimitusjohtajalla, joka toimii tietosuojavastaavana ja huolehtii tietosuojan toteutumiseen liittyvien tietojen ja työkalujen ajantasaisuudesta. Jokaisen Trimmi Inspiren konsultin ja Trimmi Inspiren nimissä työskentelevän tulee tuntea ja hallita oman vastuualueensa tietosuojasääntely ja -riskit. Kukin heistä vastaa tietosuojan toteutuksesta omalta osaltaan. Trimmi Inspire vastaa tietosuojasta myös ulkoistaessaan tietojen käsittelyn. Se huolehtii, että valittu kumppani noudattaa tätä tietosuojapolitiikkaa. 

5. Tietosuojan varmistaminen

Tietosuoja-asiat kuuluvat osana henkilötietoja käsittelevien uusien työntekijöiden ja kumppaneiden perehdytykseen.

Kaikkia henkilötietoja käsitteleviä henkilöitä sitoo laissa säännelty tai erikseen sovittu ja dokumentoitu vaitiolovelvollisuus. Jokainen Trimmi Inspiren työntekijä ja kumppani on allekirjoittanut salassapitosopimuksen työ-/yhteistyösopimuksensa yhteydessä.

Henkilötietoja sisältävien tietojärjestelmien käyttöä kontrolloidaan yrityksen käyttäjähallintaratkaisulla tai muuten dokumentoiduilla menettelyillä. Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijät, joilla työnsä puolesta on oikeus käsitellä asiakastietoja. Asiakastiedot suojataan salasanoilla. 

Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Tietokantoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt. Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin henkilötiedon käyttötarkoituksen vuoksi on tarpeellista.


Mikäli tietosuojan epäillään tai havaitaan vaarantuneen, asia tutkitaan viipymättä. Lisäksi asiasta il-moitetaan viipymättä viranomaiselle ja rekisteröidylle, jonka tietosuoja on vaarantunut, edellyttäen, että ilmoittaminen on aiheellista korjaavien toimenpiteiden suorittamiseksi tai vahingon rajaamiseksi. Kukin Trimmi Inspirelainen ja yhteistyökumppani arvioi ja valvoo tietosuojan toteutumista omissa toiminnoissaan.

6. Menettely tietosuojan vaarantuessa

Katsomme tietosuojaa vaarantavaksi toiminnaksi kaiken henkilötietojen käsittelyä koskevien lakien, tämän tietosuojapolitiikan tai sen perusteella annetun ohjeistuksen vastaisen toiminnan. Mikäli arvioimme tietosuojaa vaarantavan toiminnan täyttävän lainsäädännössä kuvatun rangaistavan toiminnan tunnusmerkistön, annamme asian viranomaisten tutkittavaksi. Jos vaaraa aiheuttava toiminta ei täytä em. tunnusmerkistöä, mutta vaarantaa tietosuojaa, voi asiasta seurata huomautus, varoitus tai (yhteis)työsuhteen päättäminen.

7. Tiedottaminen henkilöstölle, rekisteröidyille ja sidosryhmille 

Tästä tietosuojapolitiikasta ja sen muutoksista tiedotetaan Trimmi Inspiren henkilökunnalle ja kumppaneille s-postitse. Tietosuojapolitiikka päivitetään tarpeen mukaan.